הצגת תפריט 
בחירת מערכת SCADA
אחת ההחלטות החשובות והקשות ביותר בארגון היא אם לשדרג את המערכת מבפנים או להעסיק יועץ חיצוני. חלק מהטיעונים לכאן ולכאן ברורים: אתה יודע מה אתה רוצה יותר מכולם, אבל ליועץ עשוי להיות ניסיון רב בכל הנוגע לרכישת מערכת SCADA. אף גישה איננה טובה או רעה. להלן סיכום של הנושאים המרכזיים וכיצד הם משפיעים על שתי הגישות.
בין שתחליט להתמודד לבד ובין שתחליט לשכור יועץ, צריכה להיות תוכנית ברורה להערכה ולקנייה. יועצים נוטים בדרך כלל להיות מיומנים מבחינה טכנית, אך מאותגרים ארגונית. הם מבינים את הז'רגון המקצועי, אך המעורבות הממשית שלהם בתהליך רכישה עשויה להיות מינורית. במקרה כזה, יכולותיו הטכניות של היועץ עשויות רק לבזבז את זמנו של צוות הפרויקט ולתסכלו. ליועץ צריכות להיות תוכנית מתועדת לזיהוי צרכי הארגון ורשימה של הספקים הכי טובים בשוק.
תהליך הערכת הקנייה צריך לכלול לוח זמנים לקריטריונים האלה: פיתוח דרישות, תהליך הרגש, תהליך בחירת המציע, תהליך הערכת המציע, תהליך הענקת הספק, תצורה, בדיקת קבלה במפעל, סטארט אפ. בנוסף, בתוכנית צריך להעריך איזה אחוז מכל שלב יבוצע בתוך הארגון ומה יבצעו היועץ, ספקים וכדומה.
פוליטיקה וקווים של הרשות
הצוות צריך להיות מורכב מכל בעלי העניין העיקריים במערכת SCADA, בכללם מהנדסי שטח, טכנאים, אנליסטים, אנשי תפעול, אנשי IT ואנשי ניהול, ויש לאפשר להם לבטא את הניסיון, הצרכים והידע שלהם. מעצם תפקידם, הם יודעים מה עובד ומה לא עובד ביום-יום. עם הקמת הפרויקט יש למנות אדם אחד למפקח מרכזי. צריכות להיות לו הסמכויות להחליט החלטות ולהבטיח שהמערכת עומדת במטרות הטכניות והעסקיות של החברה - במיוחד העסקיות. כאשר המוניטין של אדם אחד מוטל על הכף, הפרויקט יצלח.
דרך אלטרנטיבית לרכישת סקאדה
הדרך הרגילה לרכישת מערכת SCADA היא לפתח מפרט שישקף מה יש עכשיו בארגון או מה רוצים להשיג. יש לתת פירוט רב ככל האפשר. לאחר מכן שולחים את הדו"ח לכמה ספקים ובוחנים את תגובתם. הספק עם מידת ההתנגדות הפחותה ביותר או ההצעה הנמוכה ביותר מנצח. הבעיה היא שלכל ספק יכולה אמנם להיות הטכנולוגיה הטובה ביותר והוא אולי מבקש מחיר הנמוך ביותר באזור אחד, אבל לא ברוב האזורים שאפשר לבקש בהם הצעת מחיר.
יש גישה חלופית לרכישת המערכת. הגישה האלטרנטיבית מתחילה בהקמת צוות כפי שהוסבר לעיל, אבל במקום להתחיל בזיהוי צרכי הארגון ובכתיבת המפרט, הצוות יוצא למסע מציאת עובדות. חברי הצוות משתמשים בספקים, בתערוכות, בחברות אחרות בתעשייה ובמקורות אחרים. הם לומדים על הטכנולוגיה החדישה ביותר והנהלים העדכניים של SCADA מכיוון שעבר זמן מאז רכשו מערכת כזו.
הרעיון פשוט: מה שאתה יכול לעשות מוגבל על ידי מה שאתה חושב שאפשרי. למשל, אחד הדברים שמצא צוות שיצא למשימה כזאת היה שלא צריך להחליף את כל הציוד כדי לשדרג לטכנולוגיית SCADA העדכנית ביותר. תגלית זו חסכה לארגון הרבה מאוד כסף.
ברגע שמחליטים מה אפשרי, אפשר לכתוב מפרט מציאותי התואם לרמת הטכנולוגיה הקיימת. בדרך זו אפשר להימנע מדרישות מוגזמות ובלתי אפשריות מבחינה טכנית או יקרות מדי. ייתכן שהספק שייבחר לבסוף הוא זה שהצעת המחיר שלו הכי אטרקטיבית, לאו דווקא הספק שהכי מתאים לצרכים.
זו הדרך שבה חברות מצליחות להימנע ממכשול זה: במקום לכתוב מפרטים ולבדוק הצעות מחיר של ספקים, יש חברות אשר מחפשות שותף למערכת ה-SCADA. השותפים הפוטנציאלים הם הספקים שברשימה, אבל במקום להעריך אותם לפי הצעת המחיר הנמוכה ביותר, ההערכה מתבצעת באופן סובייקטיבי יותר - העומק של החוויה, השיפוט של הלקוחות האחרים שלהם, ניסיונם עם אתגרים רלוונטיים לארגון, יכולתם לתקשר, הטכנולוגיה שלהם וההערכה הכללית של כמה יעלה להם לפתח מערכת. ברגע שנמצא שותף כזה, עובדים איתו לטובת פיתוח דרישות ספציפיות שמצד אחד תואמות לצרכים ומצד אחר מנצלות את המשאבים שלו. ככל ששני הצדדים השותפים מכירים זה את זה, ככה יזהו יותר הזדמנויות. במבט ראשון נראה שגישה זו יקרה יותר מהגישה המסורתית, אך החברות שיישמו אותה למעשה חסכו כסף. ההוצאות היו פחות מאלו שהוגשו בתקציב המקורי. מדוע? כי שני הצדדים עבדו כדי למקסם זה את זה. דברים לא מתנהלים באופן כזה בדרך המסורתית של לקוח - ספק.
ניתוח צרכים
מדוע ארגון רוצה להחליף את מערכת ה-SCADA? התשובה הגרועה ביותר היא "כי הגיע הזמן". אולי רכיבי המערכת שבקו חיים והגיעו לסוף מחזורם, אך הם עדיין עובדים. אולי התעייפת מלראות את מתחריך מנפנפים בפניך תמונות של מערכת ה-SCADA החדשה שלהם בזמן שאתה נבוך להראות את שיטת העבודה ה"פרימיטיבית" שלך. אלו לא סיבות מספקות להחלפת מערכת. הסיבה הטובה ביותר לשדרג היא להשיג יעדים עסקיים אידיאלים. המטרות הספציפיות ישתנו מחברה לחברה. מה שחשוב הוא היכולת למדוד אותן.
הגדרת דרישות
ברגע שהגדרת את יעדיך, תצטרך לפרט כיצד להשיגן. האם גירסה חדשה של מערכת ה-SCADA תספיק? האם צריך להחליף את כל רכיבי החומרה? אילו טכנולוגיות חדשות אפשר ליישם כדי לעמוד ביעדי החברה? בעת הכנת מפרט והצעת מחיר, חברות רבות עושות אחת או יותר מהטעויות האלו: הן מגדירות מטרות פרויקט במושגים מעורפלים שאי אפשר למדוד, או מגדירות את המטרות בפירוט יתר, כך שמעטים הספקים שיכולים לעמוד בדרישות בעלות אטרקטיבית. דוגמאות לפניכם.
מסמכים מעורפלים
מסמכי הצעה מעורפלים מדי מביאים לידי הצעות מחיר מעורפלות מדי. נניח שאנו מעוניינים להחליף מערכת SCADA כדי להשיג את היעדים האלה: שיפור השימושיות, מקסום הגמישות, לספק פלטפורמה להרחבה עתידית.
שיפור השימושיות של מה? האם אתה רוצה שהאייקונים של מערכת ה-HMI שלך ייראו יפים יותר, או שאתה רוצה שהמפעילים שלך יצליחו לסגור שסתום בפחות לחיצות עכבר? ואיך בדיוק מודדים שיפור? מומחי יעילות טוענים שכל שינוי במקום העבודה - אפילו שלילי - גורם לעלייה בתפוקה, אפילו באופן זמני. הדבר נקרא אפקט Hawthrone. כדי להשיג יעילות, יש לציין מה נחשב שיפור, שלא נדבר על מה מצפים שישתפר.
אותו דבר נכון לגבי מקסום הגמישות. גמישות של מה? יש לפרט ולתת דוגמאות, אחרת המילים האלו מביאות לבלבול ולחוסר הבנה. לספקים חשובות מאוד המטרות שלך כדי שיוכלו לתפור הצעות מחיר שיעמדו בהן.
מסמכים מפורטים
מסמכי הצעה מפורטים מדי מביאים לפרויקטים יקרים מדי. נניח שכתבת מסמך מקיף ומפורט של כל הדברים שברצונך לרכוש. לאחר מכן אתה מכתיב למציעים כיצד להשיג את מטרותיך תוך שימוש בכלים שהכתבת. ספקי SCADA יקפצו על סוג כזה של פרויקט מכיוון שהוא מאפשר להם להגיש את המחיר הנמוך ביותר כדי לזכות בעבודה, ואז כל הסיכון חוזר אליך. זוהי טעות גדולה. אי אפשר לחשוב על הכול בשלבים הראשונים של הפרויקט, אך גישה זו מניחה שסגרת את הגולל על שיפור המערכת הקיימת, או ששיפורה יעלה לך הרבה יותר מהתקציב המקורי.
להעריך את ההצעה
אחד הסעיפים הבעייתיים ביותר הוא טבלת ציות. הטבלה עשויה להיות כלי יעיל, אך לפני שתכלול אחת בהצעה שלך, יש לבדוק מה מצפים ללמוד ממנה. אם כל הספקים מסכימים לסעיפים, האם פירוש הדבר שזה אמין? האם כל המציעים שווים? ספקים מסוימים עשויים לראות בשלילה התנגדות לסעיפים מסוימים בהצעה, במקום הזדמנות להראות את שונותם ואפילו את היותם טובים מהמתחרים. לפיכך הם יעשו הכול כדי להימנע מהתנגדות לסעיפים.
גישה יעילה יותר היא לתת לספק מקום בדף שבו הוא יכול לתאר חריגה מסוימת וכיצד היא עשויה להשפיע על הפרויקט. באופן מינימלי, טבלת הציות צריכה לאפשר לספק להעלות חריגה כדי לייצר שיח עם הלקוח, כדי שהלקוח יבין את הרלוונטיות של ההתנגדות לפרויקט.
הצעה זו תקפה גם לשאר הסעיפים. יש לעבור על כל חלק בהצעה, לשאול כיצד אפשר להעריך אותו, מה מידת הרלוונטיות שלו והאם הוא תורם להצעה בכללותה. לדוגמה, במסמכי הצעת מחיר רבים מבוקשת היסטוריה של הספק. מה אפשר לדלות ממידע זה? האם אתה מחפש חברה ישנה או חדשה? האם אתה מחפש חדשנות או חברה שתספק שירות טכנולוגי מסורתי? אם אתה מבקש משהו מעורפל כגון היסטוריה של חברה וגם ספציפיות, אין ערובה לכך שטופס יספק את מבוקשך. אם אתה מחפש משהו ספציפי, שאל שאלות ספציפיות.
הערכת ספקים פוטנציאליים
הערכת ספקים ותגובותיהם לשאלות היא פעולה המשלבת אמנות ומדע, כימיה קורפורטיבית ושכל ישר. לא פשוט להעריך גורמים פחות כמותיים כגון הפניות של לקוחות ומתודולוגיה של פרויקט. קשה במיוחד להעריך את האפקטיביות של מערכת יחסים ארוכת טווח עם ספק. כדי שפרויקט יצליח, הערכת ספקים צריכה להיות בראש הרשימה.
זיהוי ספקים פוטנציאליים
הצעות מחיר מרובות לא בהכרח מבטיחות מחיר נמוך מאחר שרק ספקים מעטים יחסית מוכשרים לפרויקט כזה. הם יכולים להיות מוכשרים מאוד, אבל אולי הם לא יכולים ליישם את הפרויקט הספציפי. יש לצמצם את הרשימה, אחרת יתקבלו הרבה הצעות נמוכות/גבוהות באופן לא פרופורציונלי מספקים שלא מבינים את הצרכים.
יש כמה דרכים לצמצם רשימה. אפשר לבקש מספקים פוטנציאלים הצעה כיצד הם יכולים להרכיב את הפרויקט הספציפי. בין השאר אפשר לבקש את פרטי החברה, המלצות וכדומה כדי לעזור לצמצם את הרשימה. אם הפרויקט גדול במיוחד, יש לבחון היטב את שיטת העבודה והיישום של כל ספק. רבים מהמהנדסים מסתמכים על ניסיון, כושר המצאה, אינסטינקט וידע, ולמעשה מאלתרים תוך כדי עבודה. אולי זה מספיק לפרויקט קטן, אך לא לפרויקט גדול עם מהנדסים רבים, המצריך קווים מוגדרים מראש של תקשורת בין לקוח לספק. הגשה של שיטת עבודה מסודרת ומפורטת בכתב עשויה להבטיח שכל חברי הצוות יבינו את תפקידם, את נהלי החברה ואת הדרך האידיאלית להשיג מטרות.
בשלב הבא, יש לדבר עם לקוחות הספק. האם יש להם ראיות מוחשיות המלמדות כי לספק יש תוכנית פעולה? האם הספק אכן מבצע את התוכנית, או רק מרשים באמצעותה לקוחות פוטנציאלים? האם הספק שולח דוחות כתובים בזמן? האם אנשי מפתח של הספק זמינים כשצריך אותם? האם אפשר לדבר איתו ולקבל ממנו תשובות ישירות, או שיש נטייה להפנות את הלקוח לבעל תפקיד אחר? איך התמיכה בתום הפרויקט? יש לבקר באתר שבו התקין הספק את המערכת כדי לראות אותה עובדת.
ככלל, בחירה של ספק מערכות SCADA כרוכה בסכנות. יש לבחון אם הספקים ברשימה הסופית מעלים את רמת הסיכון או מפחיתים אותה.
* מקור: www.automation.com
עמכם הסליחה
